Víctor Hugo Cornejo Parra
Instituto Superior Tecnológico Almirante
Illingworth, Ecuador
vcornejo@aitec.edu.ec
https://orcid.org/0000-0002-4297-807X
Pablo Andrés Alencastro Arteta
Instituto Superior Tecnológico Almirante
Illingworth, Ecuador
palencastro@aitec.edu.ec
https://orcid.org/0000-0001-7328-6941
Joffre Alfredo Pilay Mendoza
Instituto Superior Tecnológico Almirante
Illingworth, Ecuador
jpilay@aitec.edu.ec
https://orcid.org/0000-0003-0617-9091
Sapientia Technological
ISSN-e: 2737-6400
Periodicidad: Semestral
Volumen 6 Número 2
Julio-diciembre 2025
sapientiatechnological@aitec.edu.ec
Instituto Tecnológico Superior
Almirante Illingworth
Recepción: 22 febrero 2025
Aceptación: 16 mayo 2025
DOI: https://doi.org/10.58515/042RSPT
Atribución/Reconocimiento-
NoComercial-Compartirlgual 4.0Licencia
Pública Internacional CC BY-NC-SA
4.0
https://creativecommons.org/licenses/by-
nc-sa/4.0/legalcode.es
Resumen: El objetivo de este estudio es proponer y validar
una metodología para optimizar y gestionar de manera
eficiente los gastos de flota liviana en una empresa
multinacional de la industria láctea con más de 100 ejecutivos
comerciales en Ecuador durante el período 2023-2024. Se
utilizó una investigación científica con enfoque mixto
(cuantitativo-cualitativo), combinando análisis documental
financiero, entrevistas estructuradas, y un programa piloto con
seguimiento durante tres meses. Los resultados demostraron
que los costos mensuales por vehículo ascienden a USD 902
en flota propia y USD 850 en modalidad renting, mientras que
la metodología propuesta de compensación de USD 0,25 por
kilómetro recorrido a colaboradores que utilicen sus vehículos
personales reduce el gasto a USD 451 mensuales por ejecutivo
(50% de ahorro). El estudio piloto evidenció una aceptación
del 92% entre los participantes. Se concluye que esta
metodología optimiza significativamente los costos
operativos y crea un modelo ganar-ganar, el mismo que en
administración lleva el nombre de “negociación colaborativa
o win-win”, aunque su aplicabilidad podría variar según el
contexto regulatorio y las condiciones específicas de cada
organización.
Palabras clave: eficiencia, gasto, flota, estrategia, costos.
Abstract: The objective of this study is to propose and
validate a methodology to efficiently optimize and manage
light fleet expenses in a multinational dairy industry company
with more than 100 sales executives in Ecuador during the
2023–2024 period. A scientific research approach with a
mixed-methods design (quantitative-qualitative) was used,
combining financial document analysis, structured interviews,
and a pilot program with a three-month follow-up. The results
showed that the monthly cost per vehicle is USD 902 for
owned fleet vehicles and USD 850 under a leasing (renting)
model, while the proposed methodology—compensating
employees with USD 0.25 per kilometer driven when using
their personal vehicles—reduces the cost to USD 451 per
executive per month (50% savings). The pilot study
demonstrated a 92% acceptance rate among participants. It is
concluded that this methodology significantly optimizes
operating costs and creates a strategy, commonly referred to
in management as “collaborative negotiation” or “win-win,”
although its applicability may vary depending on regulatory
contexts and the specific conditions of each organization.
Keywords: efficiency, expense, fleet, strategy, costs.
Metodología de eficiencia de gasto en uso de flota liviana para
empresas de consumo masivo
Methodology for the efficiency of expenditure in the use of light fleets for
mass consumption companies
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Metodología de eficiencia de gasto en uso de flota…
Introducción
Aunque pueda parecer obvio, es muy importante que la dirección de la empresa tenga claro el
presupuesto disponible para movilización de sus equipos y con esta información, se pueden tomar
varias acciones.
Para lograr la sostenibilidad de este proceso en el tiempo, es importante para la organización
considerar la mayor cantidad de variables que implican, como la incorporación de tecnología
avanzada para el análisis de datos, la gestión de monitoreo de vehículos, la optimización de rutas, el
consumo del combustible, el gasto de mantenimiento de los repuestos y la mano de obra, el
comportamiento de los conductores, el gasto de matriculación de vehículos, el seguro contra
accidentes y el seguro de protección de la mercadería en el caso de algunas flotas (Martín Darío
Arango Serna, 2017).
Para las empresas de consumo masivo sin importar el tipo de producto que comercialicen,
existen tres tipos de flotas puntuales con diferentes actividades y características dentro de una
organización entre las cuales tenemos:
a) Las flotas que atienden rutas programadas.
b) Los vehículos asignados a personas con necesidades ocasionales.
c) Los vehículos asignados a los conductores específicos.
Los vehículos, usuarios y actividades en curso, así como las múltiples variables y factores que
intervienen en la gestión de flotas, hacen que cada una de ellas sea única. Por lo tanto, es crucial
desarrollar la mejor solución posible para la gestión productiva de las mismas.
En el caso de las empresas de consumo masivo usualmente se utiliza una flota liviana para
fines comerciales, ya que la dinámica del negocio obliga a estar pendiente de la distribución y entrega
desde los centros de distribución a puntos de venta o clientes finales, transporte de carga liviana a
distancias cortas y largas, movilización de personal para garantizar la puntualidad y eficiencia en su
gestión, gestión de cobranzas y validación de productos en el mercado, al referirnos a una flota liviana
significan los vehículos de menor tamaño y capacidad de carga utilizados principalmente para tareas
operativas ligeras y de apoyo logístico (Seminario, 2016); siendo para las organizaciones el renting
una forma específica para su adquisición, es decir el arrendamiento de vehículos a corto, mediano o
largo plazo a través de una empresa a cambio de un pago fijo mensual (Almela, 2023).
Las empresas en función de su plan estratégico, alineado a sus objetivos de corto, mediano y
largo plazo se enfrentan a decisiones en relación a su estructura de costos, gastos y planes de
inversión; una de ellas es la disyuntiva entre el renting y la adquisición de la flota de vehículos que
le permitirá incrementar la productividad operativa de la organización (Julián Andrés Zapata Cortes,
2020) sin perder de vista la rentabilidad esperada.
El presente estudio tuvo como objetivo analizar los factores que inciden en la gestión eficiente
de flotas de transporte en las empresas de consumo masivo a través del análisis de la sensibilidad de
costo, incrementando la eficiencia en la distribución recursos dentro de la empresa para la
maximización de la utilidad operacional.
Materiales y métodos
Esta investigación utilizó un enfoque metodológico mixto basado en el estudio de caso de una
empresa multinacional de la industria láctea con operaciones en Ecuador, que cuenta con una fuerza
comercial de más de 100 ejecutivos que requieren movilización constante. El estudio contó con la
aprobación del comité directivo de la empresa, garantizando la confidencialidad de la información
sensible y el tratamiento ético de los datos.
Para la recolección de datos se emplearon las siguientes herramientas y procedimientos:
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1. Análisis documental: Se revisaron los registros contables y financieros de la empresa
durante un período de 12 meses (enero 2022 a enero 2023), identificando y categorizando todos los
gastos asociados a la flota comercial. Se utilizó un sistema de verificación cruzada entre los registros
contables y las facturas originales para garantizar la precisión de los datos financieros.
2. Entrevistas estructuradas: Se realizaron entrevistas a 15 ejecutivos comerciales
seleccionados mediante muestreo estratificado por zonas geográficas y volumen de ventas, y a 5
gerentes del área financiera y logística. Las entrevistas fueron grabadas, transcritas y analizadas
mediante técnicas de análisis de contenido cualitativo con el software ATLAS.ti para identificar
patrones y temas recurrentes.
3. Análisis comparativo de costos: Se elaboró un modelo financiero en Microsoft Excel
utilizando análisis de sensibilidad para comparar tres escenarios: flota propia, renting y el sistema
propuesto de pago por kilómetro. Este modelo incorporó variables como inflación proyectada (2.5%
anual), fluctuaciones en el precio del combustible (±15%), y diferentes patrones de kilometraje
(1,500-2,200 km/mes).
4. Medición de distancias: Mediante el análisis estadístico de los registros GPS de la flota
actual durante seis meses consecutivos (julio-diciembre 2022), se determinó un promedio de 1.820
km mensuales recorridos por cada ejecutivo comercial, con una desviación estándar de ±210 km.
5. Estudio piloto: Se implementó un programa piloto con 20 ejecutivos comerciales
seleccionados mediante muestreo aleatorio estratificado considerando antigüedad en la empresa, zona
geográfica y tipo de vehículo propio. El piloto se ejecutó durante tres meses (febrero-abril 2023), con
seguimiento semanal que incluyó:
- Registro detallado de kilometraje mediante aplicación móvil con geolocalización
- Encuestas de satisfacción quincenales (escala Likert 1-5)
- Monitoreo de indicadores clave de desempeño comercial para verificar que no existiera
impacto negativo en la productividad
Los datos cuantitativos fueron analizados utilizando estadística descriptiva e inferencial con
el software SPSS v.25, incluyendo pruebas t-pareadas para comparar costos antes y después de la
implementación del modelo propuesto. Para el análisis cualitativo de la satisfacción de los
colaboradores se emplearon técnicas de análisis temático.
Para determinar el valor óptimo por kilómetro, se consideraron todos los componentes de
costo (depreciación, mantenimiento, seguros, combustible) y se calculó el punto de equilibrio que
representará un ahorro significativo para la empresa mientras ofrecía un incentivo atractivo para los
colaboradores, resultando en USD 0,25 por kilómetro recorrido.
Resultados y Discusión
La alternativas que tienen las organizaciones para contar con una flota de vehículos son las
siguientes:
1. Flota automotriz propia
La adquisición de flotas vehiculares como parte de los activos de propiedad, planta y equipo
representa una de las inversiones estratégicas que las organizaciones consideran para mejorar su
productividad y representa una alta inversión económica. Esta modalidad presenta diversas ventajas,
como el control total sobre los vehículos, la posibilidad de personalización según necesidades
específicas del giro del negocio, y la capacidad de seleccionar proveedores para servicios
complementarios (seguros, sistemas de rastreo y mecánica automotriz). Sin embargo, esta alternativa
también implica desafíos significativos:
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● Alta inversión inicial de capital
● Costos continuos de mantenimiento preventivo y correctivo
● Cargas administrativas asociadas a la gestión de activos de propiedad, planta y equipo
● Depreciación acelerada debido al uso intensivo
● Responsabilidad directa ante incidentes o siniestros
Otros rubros que no se considera en este análisis en el proceso de liquidación del activo, una
vez el bien cumpla con sus años de vida útil que según la normativa ecuatoriana vigente es de 5 años
para los vehículos, con años de extensión según el caso y estas gestiones corresponden a la baja
contable, proceso de venta en pie o chatarrización (ANT, 2023), trámites de cambios de propietarios
entre otras tasas. Previo a la venta se sugiere utilizar la opinión de un perito que pueda sugerir valores
de venta acorde a las condiciones del vehículo a la fecha de liquidación y cuyo servicio también
implica un gasto adicional.
Algunas organizaciones en la actualidad con la finalidad de incrementar su rentabilidad global,
están conformando sus propios departamentos de mecánica automotriz, con personal contratado para
la organización y la adquisición de piezas y partes con precios competitivos; de esta manera abaratan
los costos del servicio del mantenimiento, pero adicional mejorar el tiempo de respuesta de reparación
de un vehículo.
2. Renting
Es una opción bastante interesante que ofrece varias ventajas a sus usuarios ya que evita los
desembolsos elevados por la entrada de un vehículo, evita también los gastos de seguro, matriculación
vehicular, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, cambio de piezas y partes; pero a
pesar de sus múltiples beneficios, también se evidencia varias desventajas como por ejemplo no
poseer la propiedad del bien y no disponer de cambios y modificaciones en la estructura del vehículo,
adicional un incumplimiento en el contrato exige penalizaciones y multas (Cedeño, 2024).
La empresa puede alquilar la flota de vehículos a empresas de renting, en el Ecuador existen
organizaciones que ofrecen este tipo de servicio como Mareauto y Consorcio Pichincha, mismas que
por una cuota mensual entregan vehículos de acuerdo a las necesidades del negocio y cubren todos
los gastos en los que se deban de incurrir sin embargo el costo de alquiler de cada vehículo oscila en
USD 650 mensual una camioneta de cabina simple que es el tipo de vehículos que usualmente se usa
en las áreas comerciales de empresas de consumo masivo, adicional es importante considerar que el
combustible se cancela de forma independiente y va a depender de la cantidad de kilometraje que
impliquen sus recorridos.
3. Propuesta
La forma en que las empresas pueden generar eficiencias en el manejo de la flota es utilizando
una opción que permita compartir los gastos y costos entre los usuarios de los bienes y los diferentes
departamentos de la organización. Este enfoque no solo distribuye los costos de manera equitativa,
sino que también optimiza el uso de los recursos disponibles. Los desembolsos en flota propia y
alquilada oscilan entre los USD 850 (renting) y USD 902 (propia) dólares, lo cual demuestra que una
adecuada gestión financiera y operativa puede marcar una diferencia significativa en los costos totales
de la empresa. Una estrategia adicional sería impulsar el uso de los vehículos propios de los
ejecutivos, ofreciendo una retribución por el desgaste y consumos de dichos vehículos. Esta medida
no solo reduce la necesidad de invertir en una flota extensa de vehículos corporativos, sino que
también incentiva a los empleados a mantener en buen estado sus propios medios de transporte. Así,
se logra un equilibrio entre los intereses de la empresa y los de los empleados, promoviendo una
cultura de responsabilidad compartida y eficiencia económica.
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Análisis comparativo de costos
El análisis financiero reveló diferencias significativas entre las tres modalidades evaluadas.
Como se muestra en la Tabla 1, la flota propia presenta el costo mensual más elevado (USD 902 por
vehículo), seguida por el renting (USD 850) y finalmente la modalidad propuesta de pago por
kilómetro (USD 455).
Tabla 1 Comparativo de costos mensuales por vehículo según
modalidad de gestión (USD)
Nota: Elaboración propia
Estos resultados demuestran que la metodología propuesta genera un ahorro del 49,6%
respecto a la flota propia y del 46,5% frente al renting. Esta diferencia es estadísticamente
significativa (p<0.01) y se mantiene constante incluso al aplicar análisis de sensibilidad con
variaciones en el kilometraje y en los costos de insumos como combustible.
Es importante destacar que estos resultados coinciden con los hallazgos de Martínez-López et
al. (2022), quienes identificaron ahorros de entre 35% y 55% al implementar modelos alternativos de
gestión de flotas en empresas de distribución de alimentos en Colombia. Sin embargo, nuestro estudio
aporta la perspectiva adicional del beneficio para el colaborador, elemento no considerado en
investigaciones previas.
Resultados del programa piloto
El programa piloto implementado con 20 ejecutivos comerciales generó resultados positivos
tanto en términos económicos como operativos. La Tabla 2 muestra los principales indicadores antes
y durante el piloto.
Tabla 2 Resultados del programa piloto (n=20 ejecutivos
comerciales)
Nota: Elaboración propia
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Entre los resultados cualitativos más relevantes obtenidos de las entrevistas con los
participantes, destacan:
● Mayor flexibilidad en la gestión de rutas y horarios
● Sensación de valoración por parte de la empresa
● Ingresos adicionales significativos (promedio de USD 455 mensuales)
● Reducción de preocupaciones relacionadas con el deterioro de vehículos de la
empresa
● Mayor cuidado en el mantenimiento preventivo de los vehículos personales
Como expresó uno de los participantes: "Este sistema me permite generar ingresos
adicionales mientras utilizo un recurso que ya poseo. Además, tengo mayor libertad para organizar
mis visitas y no debo preocuparme por los procedimientos a veces lentos asociados a los vehículos
de la empresa" (Ejecutivo comercial, 6 años de experiencia).
Tabla 3 Análisis de sensibilidad del modelo de pago por kilómetro
Nota: Elaboración propia
Análisis FODA de la metodología propuesta
El análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) de la
metodología propuesta revela aspectos importantes a considerar:
Fortalezas:
● Reducción significativa de costos operativos (≈50%)
● Eliminación de cargas administrativas y financieras asociadas a la flota
● Mayor satisfacción y motivación de los colaboradores
● Flexibilidad operativa y adaptabilidad a fluctuaciones de la demanda
Oportunidades:
● Potencial de expansión a otras áreas de la empresa
● Posibilidad de ajuste dinámico de tarifas según condiciones del mercado
● Desarrollo de aplicaciones tecnológicas específicas para optimizar el control
● Negociación de convenios corporativos de mantenimiento para vehículos
particulares
Debilidades:
● Dependencia de la disposición de los colaboradores a utilizar sus vehículos
● Menor control sobre aspectos de imagen corporativa
● Necesidad de monitoreo constante del kilometraje real
● Riesgo de deterioro acelerado de los vehículos personales
Amenazas:
● Potenciales cambios regulatorios en materia laboral o tributaria
● Incrementos significativos en precios de combustibles
● Posible reclasificación del pago como componente salarial
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● Contingencias en caso de accidentes durante actividades laborales
Este análisis FODA coincide parcialmente con los hallazgos de Rodríguez-Sánchez et al.
(2021), quienes identificaron como principal debilidad de los sistemas alternativos de gestión de
flotas la pérdida de control corporativo sobre los activos utilizados para la operación comercial.
Proyección financiera
La implementación a escala completa de esta metodología para los 100 ejecutivos
comerciales de la empresa representaría un ahorro anual proyectado de USD 536.400, como se
observa en la Tabla 4.
Tabla 4 Proyección de ahorro anual para la empresa
según número de ejecutivos
Nota: Elaboración propia
Esta proyección resulta particularmente relevante en el contexto económico actual, donde
las empresas buscan optimizar sus estructuras de costos sin comprometer la calidad del servicio
o la satisfacción de sus colaboradores.
Limitaciones del estudio e implicaciones
Esta investigación presenta ciertas limitaciones que deben considerarse al interpretar los
resultados. En primer lugar, el estudio se circunscribe a una única empresa del sector lácteo en
Ecuador, lo que podría limitar la generalización de los hallazgos a otros sectores o contextos
geográficos. Las particularidades del sistema vial ecuatoriano, los costos locales de combustible
y mantenimiento, así como el marco regulatorio específico, influyen directamente en los
resultados obtenidos.
El período de implementación del piloto (tres meses) permite observar resultados a corto
plazo, pero no captura posibles efectos a largo plazo como el incremento en los costos de
mantenimiento por mayor uso de los vehículos particulares o cambios en la percepción de los
colaboradores tras períodos prolongados de implementación.
Desde una perspectiva legal y tributaria, es importante señalar que la metodología
propuesta debe implementarse dentro del marco de políticas laborales claras que eviten
potenciales reclasificaciones de estos pagos como parte del salario regular, lo que podría generar
contingencias en materia de seguridad social y beneficios laborales. Las organizaciones
interesadas en adoptar este modelo deberían consultar con asesores legales y tributarios para
adaptar la implementación a su contexto regulatorio específico.
Es recomendable que futuras investigaciones amplíen el alcance de este estudio
incluyendo múltiples empresas de diversos sectores y tamaños, estableciendo grupos de control
y extendiendo el período de seguimiento para validar la sostenibilidad del modelo a largo plazo.
Asimismo, sería valioso explorar el impacto ambiental comparativo entre las diferentes
alternativas de gestión de flotas, considerando la huella de carbono asociada a cada modalidad.
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La adopción de esta metodología implica también consideraciones en materia de seguros,
ya que las pólizas personales podrían no cubrir adecuadamente incidentes ocurridos durante
actividades comerciales. Las empresas que implementen este sistema deberían considerar la
posibilidad de negociar pólizas corporativas extensivas que protejan a los colaboradores durante
su jornada laboral, independientemente de la propiedad del vehículo utilizado.
Conclusiones
La gestión eficiente de flotas comerciales es un desafío crítico para las empresas de consumo
masivo. Las estrategias alternativas, como el modelo híbrido propuesto, ofrecen una oportunidad para
reducir costos y aumentar la productividad sin comprometer la calidad del servicio. Una correcta
gestión de flotas impacta tanto cualitativa como cuantitativamente, permitiendo:
● La reducción de costos mediante el uso óptimo de cada vehículo.
● La mejora en la prevención de accidentes gracias al monitoreo constante.
● El incremento de la productividad y la satisfacción del cliente.
Si las organizaciones implementan el seguimiento detallado de todas las variables descritas
en este estudio, obtendrán beneficios significativos. Estas estrategias permiten integrar la gestión de
flotas como un elemento clave en la planificación presupuestaria, alineando costos reales con la
rentabilidad y facilitando una toma de decisiones precisa.
Los resultados del análisis comparativo evidencian que el modelo híbrido es financieramente
más eficiente, lo que representa un ahorro en comparación con las opciones tradicionales. Esta
estrategia no solo optimiza recursos, sino que también incentiva a los empleados mediante una
compensación directa, promoviendo una cultura de corresponsabilidad y mantenimiento preventivo.
Además, el análisis destaca la importancia de una visión integral al momento de tomar
decisiones sobre la estructura de la flota, considerando variables como los costos operativos y el
comportamiento de los conductores. Se concluye que el modelo propuesto es escalable, adaptable a
otras empresas del sector y puede convertirse en una herramienta efectiva para alcanzar una operación
más rentable y sostenible.
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